Fraudeonderzoek en fraud audit
De Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing beheerst de vraag naar de juridische mogelijkheden sinds 16 december 2024. Er loopt iets mis in uw onderneming. Een leverancier die niemand kan plaatsen, of een kas die nooit klopt. Voordat u beslist wat er verder gebeurt, wil u weten wat er precies is gebeurd. Wij zetten uiteen wat een fraudeonderzoek in een bedrijf juridisch mag, wie het mag voeren en wat er daarna met het rapport gebeurt.
Wanneer uw onderzoek onder de wet private opsporing valt
Een vermoeden is nog geen dossier. U wil eerst helderheid over wat er gebeurde, want daarvan hangt af welke stappen daarna zinvol zijn. Of u nu zelf op onderzoek trekt of een externe auditor inschakelt, de vraag naar de juridische mogelijkheden komt op de eerste dag.
Artikel 181 hief de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privédetective op. Artikel 3 stelt vier voorwaarden die samen vervuld moeten zijn.
De eerste vraagt dat een natuurlijk persoon het onderzoek voert, de tweede een opdracht van een opdrachtgever. De derde is het verzamelen van inlichtingen over personen of over de toedracht van feiten. De vierde is een doel dat verband houdt met een effectief of mogelijk conflict. Valt een voorwaarde weg, dan valt de activiteit buiten de wet.
De wet raakt u ook als opdrachtgever. Artikel 8 verbiedt iedereen om gebruik te maken van de dienstverlening van een niet-vergunde onderneming. Artikel 101, vierde lid, schrijft tien artikelen van de wet voor op straffe van nietigheid, en artikel 8 is er een van. Bevindingen die in strijd met die tien regels tot stand komen, verliezen hun waarde voor de rechter.
Onze specialisten hebben jarenlange ervaring met fraud audit en werken nauw samen met interne en externe fraud auditoren. Mr. Stijn De Meulenaer is zelf een erkend Registered Fraud Auditor en bestuurslid van het Instituut voor Fraude Auditoren.
Waarvoor u bij ons terechtkan
Fraud audit
Samen met u bepalen wij wat juridisch mogelijk is en begeleiden wij de uitvoering. Op basis van een juridisch onderbouwd rapport beslist u welke stappen volgen.
Begeleiding privaat onderzoek
Wij begeleiden de private opsporing binnen uw organisatie en bewaken de grenzen die de wet daaraan stelt.
Anti-fraud audit
Wij lichten uw organisatie door en gaan na of het antifraudebeleid op punt staat. Waar nodig volgen praktijkgerichte oplossingen.
Audit legale herkomst
Uw bankier stelt vragen over de legale herkomst van uw fondsen. Wij helpen u de stopzetting van de bankrelatie en de melding aan de witwascel te voorkomen.
Aanvraag onderzoekshandelingen
Loopt er een opsporings- of gerechtelijk onderzoek, dan doen wij de parketmagistraat of de onderzoeksrechter gerichte suggesties over de maatregelen die nog nodig zijn.
Inzage strafdossier
Wij vragen inzage in het strafdossier, zodat u weet wat het onderzoek tot dusver heeft opgeleverd.
Bijstand voor de strafrechter
Wij begeleiden u voor de onderzoeksgerechten: de raadkamer en de kamer van inbeschuldigingstelling. Wij behartigen daarbij uw burgerlijke belangen.
Wat u nakijkt voordat het fraudeonderzoek in uw bedrijf begint
Kijk eerst na of een reglement onderzoek op de werkvloer toelaat. Artikel 65 stelt een voorwaarde aan elke opdracht waarbij de betrokkene een werknemer van de opdrachtgever is. De toelating en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer moeten uitdrukkelijk en transparant in een reglement staan. Artikel 101 schrijft dat artikel voor op straffe van nietigheid. Artikel 180 geeft de opdrachtgever twee jaar vanaf de inwerkingtreding op 16 december 2024 om zich in regel te stellen.
Vraag daarna de vergunning op van elk bureau dat u inschakelt. Voor uw eigen personeelsdienst geldt een ander regime. De leden ervan voeren incidentenonderzoek ten laste van de werknemers van hun eigen werkgever. Zij hoeven daarvoor geen identificatiekaart te dragen en geen deel uit te maken van een vergunde dienst of onderneming. De overige bepalingen van de wet blijven wel op hen van toepassing.
Leg vooraf schriftelijk vast wat u zoekt en waarom. Artikel 66 verplicht een onderzoeksopdrachtdocument met tien vermeldingen. Daartoe behoren de nauwkeurige omschrijving van de gerechtvaardigde doeleinden en de verbintenis om de resultaten voor geen ander doel te gebruiken. Artikel 57 verbiedt het inwinnen van inlichtingen uit negen categorieën, onder meer gezondheidsgegevens, lidmaatschap van een vakbond en niet openbaar gemaakte verdenkingen. Artikel 96 verbiedt de privaat onderzoeker om materiaal te gebruiken dat door een misdrijf of op onrechtmatige wijze werd verkregen.
Controle op elektronische communicatiegegevens volgt CAO nr. 81 van 26 april 2002. Die CAO laat controle toe voor vier doeleinden, waaronder het voorkomen van ongeoorloofde feiten en de bescherming van de vertrouwelijke economische, handels- en financiële belangen. De werkgever omschrijft die doelstelling duidelijk en expliciet, en licht de ondernemingsraad en de betrokken werknemers vooraf in.
Voor camerabewaking geldt CAO nr. 68 van 16 juni 1998. Camerabewaking die de arbeid van de werknemer viseert, mag enkel tijdelijk zijn. Wij schreven daarover eerder Camera tegen diefstal.
Het eindrapport sluit het dossier niet af. De opdrachtgever meldt uiterlijk dertig dagen na het eindrapport schriftelijk of hij er gevolg aan geeft. De opdrachthouder licht daarna de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon onverwijld schriftelijk in. Blijken de feiten te kloppen, dan bekijken wij met u de weg naar rechtzetting van fraude en naar schaderecuperatie. Wat wij voor een bestuurder doen voordat er iets misloopt, staat op de pagina voor bedrijfsleiders, en al onze domeinen staan op Expertises.
Veelgestelde vragen
Mag ik zelf onderzoek doen naar fraude in mijn onderneming?
Uw eigen personeelsdienst mag incidentenonderzoek voeren ten laste van uw eigen werknemers, zonder identificatiekaart en zonder deel uit te maken van een vergunde dienst. Artikel 43, vierde en vijfde lid, van de wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing maakt die uitzondering uitdrukkelijk. De overige bepalingen van die wet blijven wel op die personeelsleden van toepassing. Artikel 7 vraagt daarnaast een vergunning van de minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken zodra u een interne dienst voor private opsporing organiseert. Laat de opzet dus vooraf toetsen.
Wat is het verschil tussen een fraud audit en een gerechtelijk onderzoek?
Een fraud audit is uw eigen onderzoek, een gerechtelijk onderzoek voert de onderzoeksrechter. U bepaalt zelf de opdracht van een fraud audit, binnen de grenzen van de wet private opsporing. Op basis van het rapport beslist u wat er verder gebeurt. In een gerechtelijk onderzoek beslist de onderzoeksrechter over de onderzoeksmaatregelen, en kunt u zich benadeelde of burgerlijke partij stellen. Onze specialisten staan u in beide sporen bij.
Moet ik het parket inlichten wanneer ik fraude vaststel?
Die plicht rust op de privaat onderzoeker en op de opdrachthouder, niet op u als opdrachtgever. Artikel 102 van de wet private opsporing verplicht hen om de procureur des Konings dadelijk en schriftelijk in te lichten. Het gaat om feiten die duidelijk een misdrijf uitmaken. De plicht speelt enkel bij duidelijke feiten en bij aanwijzingen die zij kenden of behoorden te kennen. Zij geldt ook wanneer er al een opsporingsonderzoek loopt.
Moet ik de onderzochte werknemer inlichten over het rapport?
Ja, zodra u aan het eindrapport gevolg geeft. De opdrachtgever meldt uiterlijk dertig dagen na het eindrapport schriftelijk of hij gevolg geeft. Geeft hij geen gevolg, dan vernietigt hij de rapporten onmiddellijk. Geeft hij wel gevolg, dan licht de opdrachthouder de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon onverwijld schriftelijk in. Zolang die personen hun rechten niet hebben kunnen uitoefenen, mag u de informatie niet gebruiken.
Houdt bewijs uit een privaat onderzoek stand voor de strafrechter?
Dat bewijs houdt stand, tenzij het een van de tien artikelen schendt die de wet private opsporing op straffe van nietigheid voorschrijft. Artikel 32 van de Voorafgaande Titel van het Wetboek van Strafvordering laat de rechter toe onregelmatig verkregen bewijs te aanvaarden. Drie gevallen beletten hem dat. Het eerste is een vormvoorwaarde die op straffe van nietigheid is voorgeschreven. Het tweede is een aantasting van de betrouwbaarheid van het bewijs, het derde strijd met het recht op een eerlijk proces.
Wat moet er in het onderzoeksopdrachtdocument staan?
Leg vooraf schriftelijk vast wat u zoekt en waarom. Artikel 66 verplicht een onderzoeksopdrachtdocument met tien vermeldingen. Daartoe behoren de nauwkeurige omschrijving van de gerechtvaardigde doeleinden en de verbintenis om de resultaten voor geen ander doel te gebruiken. Artikel 57 verbiedt het inwinnen van inlichtingen uit negen categorieën, onder meer gezondheidsgegevens, lidmaatschap van een vakbond en niet openbaar gemaakte verdenkingen.