Wie een onderzoek laat voeren naar een eigen werknemer, moet vanaf 16 december 2026 over een reglement beschikken dat het onderzoek op de werkvloer toelaat en regelt. Ontbreekt dat reglement, dan mag de opdrachthouder de opdracht niet aanvaarden. De overgangstermijn van twee jaar loopt op die datum af.
Wat verandert er op 16 december 2026?
De Wet 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing (BS 6 december 2024) verving de wet van 19 juli 1991 op het beroep van privédetective. Zij trad in werking op 16 december 2024, de tiende dag na de bekendmaking.
Artikel 65 bepaalt dat de opdrachthouder, wanneer de betrokkene een werknemer van de opdrachtgever is, een opdracht van private opsporing slechts mag aanvaarden indien de toelating om een private opsporing uit te voeren en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer uitdrukkelijk en transparant in een reglement zijn bepaald. Artikel 180 gaf de opdrachtgever twee jaar om zich in regel te stellen. Die termijn verstrijkt op 16 december 2026.
Welke onderzoeken vallen hieronder?
Artikel 3 stelt vier cumulatieve voorwaarden. De activiteit wordt uitgevoerd door een natuurlijke persoon, in opdracht van een opdrachtgever, bestaat uit het verzamelen van inlichtingen over personen of over de toedracht van door hen begane feiten, en heeft als doel die inlichtingen aan de opdrachtgever te verschaffen om diens belangen te vrijwaren in een effectief of mogelijk conflict.
Een intern fraudeonderzoek naar een personeelslid beantwoordt daaraan. Het maakt geen verschil of u een extern bureau inschakelt dan wel het onderzoek in eigen huis voert: wie structureel ten eigen behoeve onderzoekt, is een interne dienst in de zin van artikel 2, 17°, en heeft daarvoor een vergunning nodig (artikel 7). Onderzoeken die vennootschappen van dezelfde groep voor elkaar verrichten, gelden niet als dienstverlening aan derden maar als activiteit ten eigen behoeve. Artikel 4 houdt onder meer de beroepsactiviteiten van de advocaat, de bedrijfsrevisor en de wettelijke auditor buiten het toepassingsgebied.
Wat moet het reglement bevatten?
Artikel 65 vraagt twee dingen: de toelating om een private opsporing uit te voeren, en de nadere regels waaronder private onderzoeken op de werkvloer verlopen. Beide moeten uitdrukkelijk en transparant zijn bepaald. De wet legt geen vorm op. Volgens de memorie van toelichting bij het Wetsontwerp tot regeling van de private opsporing moeten de werknemers er vooraf van op de hoogte zijn dat op de werkvloer onderzoeken kunnen worden gevoerd, en kan dat bijvoorbeeld in een cao, in het arbeidsreglement of in een beslissing van de ondernemingsraad.
Een tekst van één zin volstaat niet. Artikel 66, 9° verplicht om in het onderzoeksopdrachtdocument, bij elk onderzoek naar een werknemer, de voorzieningen te vermelden die uit het reglement voortvloeien. Wat in het reglement ontbreekt, valt dus op bij de aanvang van elke opdracht.
Hoe voert u het tijdig in?
Kiest u voor het arbeidsreglement, dan geldt de gewone procedure van de Wet 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen. Bestaat er een ondernemingsraad, dan brengt die de wijziging aan na aanplakking van het ontwerp en een vergadering die ten vroegste vijftien en uiterlijk dertig dagen later plaatsvindt (artikel 11). Is er geen ondernemingsraad, dan plakt de werkgever het ontwerp aan en houdt hij vijftien dagen een register van opmerkingen ter beschikking, dat nadien naar de bevoegde ambtenaar gaat (artikel 12). Bij opmerkingen volgt een verzoeningspoging van dertig dagen, en bij blijvende onenigheid beslist het paritair comité. Artikel 14 voorziet hiervoor geen vrijstelling.
Reken dus in maanden, niet in weken. Wie in november start, komt krap uit.
Wat gebeurt er zonder reglement?
De opdrachthouder mag de opdracht niet aanvaarden. Wie op dat ogenblik een melding of een incident op tafel krijgt, kan het onderzoek niet laten uitvoeren. De wetgever heeft die situatie uitdrukkelijk willen vermijden en heeft daarvoor de termijn van twee jaar ingeschreven. Daarnaast kan bij inbreuken op de wet een administratieve geldboete van 100 tot 25.000 euro worden opgelegd, volgens de boetevorken van de tabel die als bijlage bij de wet is gevoegd (artikel 151, § 1).
Wat doet u nu?
- Ga na wie voor u onderzoekt: een extern bureau, een eigen interne dienst, of beide.
- Kies het instrument: arbeidsreglement, cao of beslissing van de ondernemingsraad.
- Schrijf de nadere regels uit en stem ze af op uw bestaande fraud policy en op uw klokkenluidersregeling.
- Start de procedure zo dat het reglement op 16 december 2026 in werking is.
Everest begeleidt ondernemingen bij fraudepreventie en private opsporing en bij de opzet van een privaat onderzoek. Wenst u meer informatie of een afspraak? Contacteer ons vrijblijvend via ons contactformulier.