Fraudepreventie en private opsporing
U vermoedt dat er binnen uw onderneming iets misloopt en u wilt weten wat u zelf mag nagaan. Sinds 16 december 2024 stelt de wet private opsporing daar grenzen aan, naast de GDPR en het arbeidsrecht. Wij zetten uit wat fraudepreventie vandaag van u vraagt, en wat er gebeurt met bewijs dat buiten dat kader is verzameld.
Wat mag een werkgever zelf onderzoeken sinds de wet private opsporing?
De bescherming van de privacy en meer in het bijzonder de GDPR vereist dat u als onderneming bepaalt wat u intern wel en niet kan onderzoeken. Ook het arbeidsrecht stelt beperkingen aan de mogelijkheden om fraudeonderzoek te laten voeren. De huidige stand van de wetgeving, de rechtspraak en de rechtsleer laat wel veel mogelijkheden open voor een bedrijf dat de juiste maatregelen treft.
De Wet van 18 mei 2024 tot regeling van de private opsporing is in werking sinds 16 december 2024. Zij hief de wet van 19 juli 1991 tot regeling van het beroep van privédetective op. Artikel 3 noemt een activiteit private opsporing zodra vier voorwaarden samen vervuld zijn: een natuurlijk persoon handelt in opdracht van een opdrachtgever, hij verzamelt inlichtingen over personen of over de toedracht van feiten, en het doel houdt verband met een effectief of mogelijk conflict. Valt een van die vier voorwaarden weg, dan valt de activiteit buiten de wet.
Artikel 7 verbiedt om een interne dienst voor private opsporing te organiseren zonder voorafgaande vergunning van de minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken. Artikel 43, vierde en vijfde lid, stelt de leden van een personeelsdienst daarvan vrij wanneer zij incidentenonderzoek voeren ten laste van de werknemers van hun eigen werkgever. Zij moeten de overige bepalingen van de wet wel naleven. Artikel 8 verbiedt aan iedereen om de dienstverlening van een niet-vergund bureau te gebruiken.
Artikel 4 sluit de beroepsactiviteiten van de advocaat uit van het toepassingsgebied. Uw raadsman valt dus buiten de vergunningsplicht; het onderzoeksbureau dat u inschakelt, valt er wel onder. Wat een bestuurder daarnaast geregeld moet hebben, staat op onze pagina voor bedrijfsleiders.
Zes opdrachten waarmee wij fraudepreventie opzetten
Fraud assessment
Wij brengen in kaart waar u met uw bedrijf staat en over welke onderzoeksmogelijkheden u vandaag beschikt.
Fraude policy
Een fraude policy legt op transparante wijze vast welke maatregelen tegen fraude mogelijk zijn. Op vraag stellen wij er een fraudeprocedure en een calamiteitendraaiboek bij op.
Opstellen fraud en integrity policy
Met dit beleid kunt u fraude voorkomen, detecteren en corrigeren.
Klokkenluidersregeling
Samen met een externe partner zetten wij een meldkanaal op dat aan de wettelijke verplichtingen voldoet en onregelmatigheden vroeg detecteert.
Anti-fraud audit
Wij lichten uw antifraudebeleid door en gaan na of het op punt staat. Indien nodig bieden wij praktijkgerichte oplossingen.
Begeleiding privaat onderzoek
Wij begeleiden het onderzoek naar fraude binnen uw organisatie, met als doel haar te beschermen tegen financiële schade en reputatieschade.
Wat u zelf kunt nakijken voor u ons belt
Begin bij het meldkanaal. De wet van 28 november 2022 verplicht elke juridische entiteit in de private sector om kanalen en procedures voor interne melding en opvolging op te zetten, na overleg met de sociale partners. Entiteiten met minder dan vijftig werknemers zijn vrijgesteld. Die vrijstelling geldt niet voor wie onder de bepalingen inzake financiële diensten, producten en markten of onder de antiwitwasbepalingen valt.
De procedure kent twee termijnen. U bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven dagen. U geeft feedback binnen ten hoogste drie maanden na die bevestiging. U wijst een onafhankelijke meldingsbeheerder zonder belangenconflict aan, en u houdt een register bij van elke ontvangen melding. Het kanaal moet schriftelijke en mondelinge meldingen aankunnen, en op verzoek van de melder een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn.
Kijk daarna na of u een reglement hebt. Artikel 65 van de wet private opsporing laat een onderzoek naar een eigen werknemer alleen toe wanneer de toelating en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer uitdrukkelijk en transparant in een reglement staan. Artikel 180 geeft u twee jaar vanaf 16 december 2024 om dat in orde te brengen. Artikel 66 vraagt daarnaast een schriftelijk onderzoeksopdrachtdocument met tien verplichte vermeldingen.
Controle op e-mail en internet volgt CAO nr. 81 van 26 april 2002. Zij laat vier doeleinden toe, waaronder het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten. U omschrijft dat doeleinde vooraf duidelijk en expliciet, en u licht de ondernemingsraad en de betrokken werknemers in. Camerabewaking op de arbeidsplaats volgt CAO nr. 68 van 16 juni 1998, die vier doeleinden opsomt. Artikel 8 van de camerawet van 21 maart 2007 verbiedt elk heimelijk gebruik van bewakingscamera’s.
Leg ten slotte de verwerking vast. Artikel 30 van de GDPR verplicht een register van de verwerkingsactiviteiten. De vrijstelling voor kleinere organisaties vervalt zodra de verwerking niet incidenteel is, een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, of gegevens over strafrechtelijke inbreuken betreft. Is de schade al geleden, dan leest u op onze pagina voor slachtoffers van fraude wat er dan volgt.
Veelgestelde vragen
Mag ik de e-mails van een werknemer lezen bij een vermoeden van fraude?
Alleen binnen de grenzen van CAO nr. 81 van 26 april 2002. Die overeenkomst laat controle op elektronische onlinecommunicatiegegevens toe voor vier doeleinden, waaronder het voorkomen van ongeoorloofde of lasterlijke feiten. U omschrijft dat doeleinde vooraf duidelijk en expliciet. U licht het bevoegde overlegorgaan en de betrokken werknemers in. Artikel 15 laat directe individualisering toe voor de eerste drie doeleinden. De Gegevensbeschermingsautoriteit aanvaardt de toestemming van de werknemer niet als rechtsgrond voor elektronisch toezicht.
Mag ik een bewakingscamera gebruiken op de werkvloer?
Camerabewaking op de arbeidsplaats volgt CAO nr. 68 van 16 juni 1998, die vier doeleinden opsomt. Artikel 8 van de camerawet van 21 maart 2007 verbiedt elk heimelijk gebruik van bewakingscamera’s.
Vanaf hoeveel werknemers is een klokkenluidersregeling verplicht?
Vanaf vijftig werknemers. Artikel 11, paragraaf 2, van de wet van 28 november 2022 stelt entiteiten met minder dan vijftig werknemers vrij van de plicht om een intern meldkanaal op te zetten. De drempel is het gemiddelde aantal werknemers, jaarlijks op 1 januari vastgesteld over de vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar. Wie onder de bepalingen inzake financiële diensten, producten en markten of onder de antiwitwasbepalingen valt, kent die vrijstelling niet.
Heb ik een vergunning nodig om zelf een intern onderzoek te voeren?
Niet voor incidentenonderzoek door uw eigen personeelsdienst. Artikel 43, vierde en vijfde lid, van de wet van 18 mei 2024 stelt die leden vrij van de identificatiekaart en van de plicht om deel uit te maken van een vergunde dienst, wanneer zij onderzoek voeren ten laste van de werknemers van hun eigen werkgever. Zij blijven de overige bepalingen van de wet naleven. Wie op structurele wijze een interne dienst voor private opsporing organiseert, heeft wel een vergunning nodig van de minister bevoegd voor Binnenlandse Zaken.
Wat gebeurt er met bewijs dat zonder reglement is verzameld?
Dat bewijs is nietig. Artikel 101, vierde lid, van de wet van 18 mei 2024 schrijft tien artikelen voor op straffe van nietigheid, waaronder artikel 65. Dat artikel laat een opdracht waarbij de betrokkene een werknemer van de opdrachtgever is alleen toe wanneer de toelating en de nadere regels van private onderzoeken op de werkvloer uitdrukkelijk en transparant in een reglement staan. Artikel 180 geeft de opdrachtgever twee jaar vanaf 16 december 2024 om zich in regel te stellen.
Moet ik de onderzochte werknemer achteraf inlichten?
Ja, zodra u gevolg geeft aan het eindrapport. Artikel 77 van de wet van 18 mei 2024 verplicht de opdrachtgever om binnen dertig dagen na dat rapport schriftelijk te melden of hij er gevolg aan geeft. Geeft hij geen gevolg, dan vernietigt hij de rapporten onmiddellijk. Geeft hij wel gevolg, dan licht de opdrachthouder de betrokkene en elke andere identificeerbare persoon onverwijld en schriftelijk in. Artikel 78 somt op wat die kennisgeving bevat, waaronder het recht op kosteloze inzage en verbetering.
Welke gegevens mag een privaat onderzoek nooit verzamelen?
Artikel 57 van de wet van 18 mei 2024 verbiedt negen categorieën informatie. Daartoe behoren de politieke, religieuze en syndicale overtuiging, gezondheidsgegevens, seksueel gedrag, raciale of etnische afkomst, en niet openbaar gemaakte verdenkingen of vervolgingen. Artikel 58 verbiedt ook informatie waaruit de opdrachtgever die gegevens onrechtstreeks kan afleiden. Artikel 62 sluit opdrachten over sociale conflicten uit. Artikel 96 verbiedt het gebruik van materiaal dat door een misdrijf of op onrechtmatige wijze werd verkregen.