Enquête de fraude en entreprise et fraud audit

Un soupçon ne constitue pas encore un dossier. Vous voulez d’abord savoir ce qui s’est réellement produit, parce que la suite en dépend entièrement. Que les vérifications soient menées par vos propres services ou confiées à un auditeur externe, la question des limites juridiques se pose d’emblée.

Son article 181 abroge la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé. L’article 3 énonce quatre conditions cumulatives.

La première exige que celui qui mène les recherches soit une personne physique, la deuxième qu’un donneur d’ordre lui confie une mission. La troisième porte sur la collecte de renseignements relatifs à des personnes ou à la matérialité de faits. La quatrième tient à une finalité liée à un conflit effectif ou possible. Il suffit qu’une seule condition fasse défaut pour que l’activité échappe à la loi.

Le donneur d’ordre est visé au même titre que celui qui mène les recherches. L’article 8 interdit à quiconque de recourir aux services d’un prestataire non autorisé. L’article 101, alinéa 4, frappe de nullité le non-respect de dix articles, dont l’article 8. Les constatations recueillies en violation de ces dix règles perdent leur valeur devant le juge.

Nos spécialistes pratiquent le fraud audit depuis des années et collaborent étroitement avec les auditeurs internes comme externes. Me Stijn De Meulenaer est lui-même Registered Fraud Auditor agréé.

Vérifiez d’abord qu’un règlement autorise les recherches sur le lieu de travail. L’article 65 pose une condition à toute mission visant un travailleur du donneur d’ordre. L’autorisation et les modalités des recherches sur le lieu de travail doivent figurer expressément et de manière transparente dans un règlement. L’article 101 prescrit cette disposition à peine de nullité. L’article 180 laisse au donneur d’ordre deux ans à compter de l’entrée en vigueur, soit le 16 décembre 2024, pour se mettre en règle.

Réclamez ensuite l’autorisation du prestataire auquel vous faites appel. Vos propres services relèvent d’un régime distinct. Les membres d’un service du personnel mènent la recherche d’incident à charge des travailleurs de leur propre employeur. Ils ne doivent ni porter de carte d’identification ni faire partie d’un service autorisé. Les autres dispositions de la loi continuent de leur être applicables.

Fixez par écrit ce que vous cherchez et pourquoi. L’article 66 impose un document de mission comportant dix mentions. Y figurent la description précise et expresse des finalités légitimes et l’engagement de ne pas exploiter les résultats à d’autres fins. L’article 57 interdit la collecte de renseignements relevant de neuf catégories, parmi lesquelles les données de santé, l’affiliation syndicale et les soupçons non rendus publics. L’article 96 interdit d’exploiter des éléments obtenus par une infraction ou de manière illicite.

Le contrôle des données de communication électronique est régi par la convention collective de travail n° 81 du 26 avril 2002. Celle-ci n’autorise le contrôle que pour quatre finalités, dont la prévention de faits illicites et la protection des intérêts économiques, commerciaux et financiers confidentiels. L’employeur décrit cette finalité de manière claire et explicite, puis informe le conseil d’entreprise et les travailleurs concernés.

La surveillance par caméras relève de la convention collective de travail n° 68 du 16 juin 1998. Une caméra destinée à contrôler le travail du travailleur ne peut être installée qu’à titre temporaire. Nous avons consacré un article à ce sujet : Caméra contre le vol.

Le rapport final ne clôt pas le dossier. Le donneur d’ordre indique par écrit, dans les trente jours du rapport final, s’il y donne suite. Le chargé de mission informe ensuite sans délai la personne concernée et toute autre personne identifiable. Si les faits se confirment, nous examinons avec vous la voie du redressement et celle de la récupération du préjudice. Ce que nous faisons pour un dirigeant avant tout incident se trouve sur la page de l’avocat du dirigeant. Nos autres domaines sont repris sous Domaines d’expertise.

Votre service du personnel peut mener une recherche d’incident à charge de vos propres travailleurs, sans carte d’identification et sans faire partie d’un service autorisé. L’article 43, alinéas 4 et 5, de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée prévoit expressément cette dérogation. Les autres dispositions de la loi leur restent applicables. L’article 7 exige par ailleurs une autorisation du ministre compétent pour l’Intérieur dès que vous organisez un service interne de recherche privée. Faites donc valider l’organisation du service au préalable.

Le fraud audit est une démarche privée, l’instruction relève du juge d’instruction. Vous définissez vous-même la mission du fraud audit, dans les limites de la loi du 18 mai 2024. Le rapport vous permet ensuite de décider de la suite. Dans une instruction, c’est le juge d’instruction qui décide des devoirs à accomplir. Vous pouvez vous y déclarer personne lésée ou vous constituer partie civile, avec l’assistance de nos spécialistes.

Cette obligation pèse sur celui qui mène les recherches et sur le chargé de mission, non sur vous. L’article 102 de la loi du 18 mai 2024 leur impose d’informer immédiatement et par écrit le procureur du Roi. Sont visés les faits qui constituent manifestement une infraction. L’obligation ne s’applique qu’aux faits manifestes et aux indices qu’ils connaissaient ou devaient connaître. Elle vaut aussi lorsqu’une information judiciaire est déjà en cours.

Oui, dès que vous donnez suite au rapport final. Le donneur d’ordre indique par écrit, dans les trente jours du rapport final, s’il y donne suite. À défaut de suite, il détruit immédiatement les rapports. S’il y donne suite, le chargé de mission informe sans délai et par écrit la personne concernée ainsi que toute autre personne identifiable. Tant que ces personnes n’ont pu exercer leurs droits, vous ne pouvez pas utiliser l’information.

Elles le sont, sauf si elles ont été obtenues en violation de l’un des dix articles que la loi du 18 mai 2024 prescrit à peine de nullité. L’article 32 du titre préliminaire du Code de procédure pénale permet au juge d’admettre une preuve obtenue irrégulièrement. Trois hypothèses l’en empêchent. La première est la violation d’une formalité prescrite à peine de nullité. La deuxième est une irrégularité qui entache la fiabilité de la preuve, la troisième un usage contraire au droit à un procès équitable.

Fixez par écrit ce que vous cherchez et pourquoi. L’article 66 impose un document de mission comportant dix mentions. Y figurent la description précise et expresse des finalités légitimes et l’engagement de ne pas exploiter les résultats à d’autres fins. L’article 57 interdit la collecte de renseignements relevant de neuf catégories, parmi lesquelles les données de santé, l’affiliation syndicale et les soupçons non rendus publics.