Pour les dirigeants
Un soupçon de fraude exige une réponse préparée avant qu’il ne se manifeste. Une politique anti-fraude détermine à l’avance qui, dans votre entreprise, peut ouvrir une enquête, quelles étapes suivre et quelles limites la loi impose.
Quelles limites la loi impose-t-elle à une enquête interne pour fraude ?
Le droit du travail et le droit à la vie privée limitent les possibilités d’enquête sur la fraude au sein d’une entreprise. Le RGPD impose une finalité légitime, une description claire de celle-ci et une démarche qui ne dépasse pas ce qui est nécessaire pour tout contrôle des travailleurs.
Votre politique doit-elle aussi encadrer le contrôle des e-mails et d’internet ? Il faut alors pouvoir invoquer une des quatre finalités de la CCT n° 81, comme la prévention de faits illicites ou la protection de vos intérêts commerciaux confidentiels. Vous en informez clairement le conseil d’entreprise ou, à défaut, les travailleurs concernés. Vous n’individualisez un travailleur qu’après une phase d’information, lorsque le contrôle vise le respect de vos propres règles informatiques.
Depuis le 16 décembre 2024, une enquête visant un travailleur n’est en outre permise que si l’autorisation et les modalités de cette enquête figurent expressément et de manière transparente dans un règlement. L’article 65 de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée le prévoit, et l’article 101 de cette même loi prescrit cette obligation à peine de nullité : sans règlement, la preuve issue de l’enquête est nulle.
Votre entreprise dispose de deux ans à partir de l’entrée en vigueur de la loi, donc jusqu’au 16 décembre 2026, pour mettre ce règlement au point. Une politique interne qui intègre déjà ce règlement, avec le code de conduite et les règles de signalement, évite qu’une enquête n’échoue par la suite sur un vice de forme. Attendre qu’un incident survienne pour rédiger ce règlement arrive trop tard.
Que rédige Everest (anti)fraud pour vous ?
Après avoir examiné, généralement au moyen d’un fraud assessment, la situation de votre entreprise, nos spécialistes vous aident à rédiger une politique anti-fraude qui définit de manière transparente les mesures possibles contre la fraude au sein de votre entreprise, dans le respect des dispositions légales applicables.
Si vous le souhaitez, nous rédigeons également une procédure de fraude et un plan d’urgence, afin que vous disposiez d’un mode d’emploi à suivre en cas de soupçon de fraude. Une PME belge active dans le commerce international nous a déjà demandé de rédiger préventivement une telle politique, dans le respect des droits à la vie privée de ses travailleurs.
Ce document fonctionne mieux avec un dispositif d’alerte interne pour le signalement des irrégularités, et avec une délégation de pouvoirs qui détermine qui porte quelle responsabilité. Une entreprise soumise à la législation anti-blanchiment ne bénéficie d’ailleurs d’aucune dispense pour le canal interne, quel que soit son effectif. Nous avons déjà écrit sur la nouvelle loi sur le dispositif d’alerte interne. Retour à notre page pour les dirigeants d’entreprise.
Questions fréquentes
Une politique anti-fraude doit-elle prévoir un règlement d’enquête interne ?
Oui, lorsque la politique permet une enquête sur le personnel propre. L’article 65 de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée exige que l’autorisation et les modalités d’une telle enquête figurent expressément et de manière transparente dans un règlement. Sans ce règlement, vous ne pouvez pas enquêter sur un travailleur sur la base de cette loi. Votre politique décrit donc idéalement, à l’avance, qui mène l’enquête et selon quelles règles.
Que devient la preuve issue d’une enquête pour fraude sans règlement ?
Elle est nulle. L’article 101 de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée prescrit l’article 65 à peine de nullité, de sorte qu’une enquête menée sans le règlement requis ne produit aucune preuve valable. Le juge ne peut alors pas utiliser cette preuve, même si l’enquête elle-même était approfondie et ses constats exacts.
Combien de temps une entreprise a-t-elle pour finaliser ce règlement ?
Deux ans à partir de l’entrée en vigueur de la loi, donc jusqu’au 16 décembre 2026. L’article 180 de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée accorde ce délai transitoire à tout donneur d’ordre qui veut faire enquêter sur un travailleur. Passée cette date, le règlement devient une condition, non une recommandation, et un retard expose l’entreprise à voir sa preuve écartée.