Prévention de la fraude et recherche privée
Vous soupçonnez un détournement au sein de votre entreprise et vous voulez savoir ce que vous pouvez vérifier vous-même. Depuis le 16 décembre 2024, la loi réglementant la recherche privée pose des limites qui s’ajoutent à celles du RGPD et du droit du travail. Nous exposons les mesures à prendre et le sort d’une preuve recueillie en dehors de ce cadre.
Que peut vérifier un employeur depuis la loi sur la recherche privée ?
La protection de la vie privée, et singulièrement le RGPD, impose à la société de définir ce qu’elle peut et ne peut pas examiner en interne. Le droit du travail y ajoute ses propres limites. L’état actuel de la législation, de la jurisprudence et de la doctrine laisse toutefois une réelle marge à qui prend les mesures adéquates.
La loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée est en vigueur depuis le 16 décembre 2024. Elle a abrogé la loi du 19 juillet 1991 sur la profession de détective privé. L’article 3 qualifie une activité de recherche privée dès que quatre conditions sont réunies : une personne physique exécute une mission pour le compte d’un donneur d’ordre, elle collecte des renseignements sur des personnes ou sur la matérialité des faits, et la finalité se rattache à un conflit effectif ou possible. Si l’une de ces conditions manque, l’activité échappe à la loi.
L’article 7 interdit d’organiser un service interne de recherche privée sans autorisation préalable du ministre qui a l’Intérieur dans ses attributions. L’article 43, alinéas 4 et 5, en dispense les membres d’un service du personnel qui mènent une enquête sur un incident à charge des travailleurs de leur propre employeur. Ils restent tenus par les autres dispositions de la loi. L’article 8 interdit à quiconque de recourir aux services d’un prestataire non autorisé.
L’article 4 exclut du champ d’application les activités professionnelles de l’avocat. Votre conseil échappe donc à l’autorisation ; le bureau d’enquête que vous engagez y est soumis. Les autres obligations du dirigeant figurent sur notre page destinée aux dirigeants.
Six missions pour organiser la prévention de la fraude
Fraud assessment
Nous évaluons la situation de votre société et les possibilités d’investigation dont vous disposez aujourd’hui.
Politique anti-fraude
Cette politique fixe de manière transparente les mesures qui peuvent être prises en interne. Sur demande, nous y ajoutons une procédure à suivre en cas de fraude et un plan de crise.
Rédaction d’une fraud and integrity policy
Cette politique vous permet de prévenir, de détecter et de corriger les irrégularités.
Dispositif d’alerte interne
Avec un partenaire externe, nous mettons en place un canal de signalement conforme aux obligations légales, qui permet de détecter rapidement les irrégularités.
Audit anti-fraude
Nous passons au crible les mesures prises contre les détournements internes et vérifions si elles sont au point. Au besoin, nous proposons des solutions concrètes.
Accompagnement de l’enquête privée
Nous accompagnons l’enquête menée au sein de votre organisation, afin de la protéger d’un préjudice financier et d’une atteinte à sa réputation.
Ce que vous pouvez vérifier vous-même avant de nous appeler
Commencez par le canal de signalement. La loi du 28 novembre 2022 oblige toute entité juridique du secteur privé à mettre en place des canaux et des procédures de signalement interne et de suivi, après concertation avec les partenaires sociaux. Les entités de moins de cinquante travailleurs en sont dispensées. Cette dispense ne vaut pas pour celles qui relèvent des dispositions en matière de services, produits et marchés financiers ou des dispositions anti-blanchiment.
La procédure comporte deux délais. Vous accusez réception d’un signalement dans les sept jours. Vous donnez un retour d’information dans les trois mois suivant cet accusé de réception. Vous désignez un gestionnaire de signalement indépendant et sans conflit d’intérêts, et vous tenez un registre de chaque signalement reçu. Le canal doit permettre le signalement écrit et oral et, à la demande de l’auteur du signalement, une rencontre physique dans un délai raisonnable.
Vérifiez ensuite si vous disposez d’un règlement. L’article 65 de la loi du 18 mai 2024 n’autorise une mission visant un travailleur que si l’autorisation et les modalités des enquêtes privées sur le lieu de travail figurent expressément et de manière transparente dans un règlement. L’article 180 vous laisse deux ans à compter du 16 décembre 2024 pour vous mettre en règle. L’article 66 exige en outre un document de mission écrit comportant dix mentions obligatoires.
Le contrôle du courrier électronique et d’internet est régi par la convention collective de travail n° 81 du 26 avril 2002. Elle admet quatre finalités, dont celle qui vise les faits illicites ou diffamatoires. Vous décrivez cette finalité au préalable, de façon claire et explicite, et vous en informez le conseil d’entreprise et les travailleurs concernés. La vidéosurveillance sur le lieu de travail est régie par la convention collective de travail n° 68 du 16 juin 1998, qui énumère quatre finalités. L’article 8 de la loi du 21 mars 2007 interdit l’usage dissimulé des caméras de surveillance.
Fixez enfin le cadre du traitement. L’article 30 du RGPD impose un registre des activités de traitement. La dispense prévue pour les organisations plus petites cesse de s’appliquer dès que le traitement n’est pas occasionnel, qu’il présente un risque pour les droits et libertés des personnes concernées, ou qu’il porte sur des données relatives à des infractions pénales. Si le dommage est déjà subi, notre page destinée aux victimes de fraude indique la suite.
Questions fréquentes
Puis-je lire les courriels d’un travailleur en cas de soupçon de détournement ?
Uniquement dans les limites de la convention collective de travail n° 81 du 26 avril 2002. Elle autorise le contrôle des données de communication électroniques en réseau pour quatre finalités, dont celle qui vise les faits illicites ou diffamatoires. Vous décrivez cette finalité au préalable, de façon claire et explicite. Vous en informez l’organe de concertation compétent et les travailleurs concernés. L’article 15 permet l’individualisation directe pour les trois premières finalités. L’Autorité de protection des données ne retient pas le consentement du travailleur comme base légale.
Puis-je recourir à la vidéosurveillance sur le lieu de travail ?
La vidéosurveillance sur le lieu de travail est régie par la convention collective de travail n° 68 du 16 juin 1998, qui énumère quatre finalités. L’article 8 de la loi du 21 mars 2007 interdit l’usage dissimulé des caméras de surveillance.
À partir de combien de travailleurs un dispositif d’alerte interne est-il obligatoire ?
À partir de cinquante travailleurs. L’article 11, paragraphe 2, de la loi du 28 novembre 2022 dispense les entités de moins de cinquante travailleurs de l’obligation de mettre en place un canal de signalement interne. Le seuil correspond à la moyenne des travailleurs, fixée chaque année au 1er janvier sur les quatre trimestres de l’année civile précédente. Les entités qui relèvent des services, produits et marchés financiers ou des dispositions anti-blanchiment ne bénéficient pas de cette dispense.
Faut-il une autorisation pour mener soi-même une enquête interne ?
Pas pour une enquête sur un incident menée par votre propre service du personnel. L’article 43, alinéas 4 et 5, de la loi du 18 mai 2024 dispense ces membres de la carte d’identification et de l’obligation de faire partie d’un service ou d’une société autorisée, lorsqu’ils enquêtent à charge des travailleurs de leur propre employeur. Ils restent tenus par les autres dispositions de la loi. Organiser un service interne de recherche privée de manière structurelle exige en revanche l’autorisation du ministre de l’Intérieur.
Que devient une preuve recueillie sans règlement d’enquête ?
Elle est nulle. L’article 101, alinéa 4, de la loi du 18 mai 2024 prescrit dix articles à peine de nullité, dont l’article 65. Cet article n’autorise une mission visant un travailleur du donneur d’ordre que si l’autorisation et les modalités des enquêtes privées sur le lieu de travail figurent expressément et de manière transparente dans un règlement. L’article 180 laisse au donneur d’ordre deux ans à compter du 16 décembre 2024 pour se mettre en règle.
Dois-je informer le travailleur après l’enquête ?
Oui, dès que vous donnez suite au rapport final. L’article 77 de la loi du 18 mai 2024 oblige le donneur d’ordre à faire savoir par écrit, dans les trente jours du rapport, s’il y donne suite. S’il n’y donne pas suite, il détruit les rapports immédiatement. S’il y donne suite, la personne concernée et toute autre personne identifiable en sont informées sans délai et par écrit. L’article 78 énumère le contenu de cette notification, dont le droit de consultation gratuite et de rectification.
Quelles données une recherche privée ne peut-elle jamais collecter ?
L’article 57 de la loi du 18 mai 2024 interdit le recueil de neuf catégories d’informations. Y figurent les convictions politiques, religieuses et syndicales, les données de santé, le comportement sexuel, l’origine raciale ou ethnique, ainsi que les soupçons et poursuites non rendus publics. L’article 58 interdit également les informations qui permettent au donneur d’ordre de déduire indirectement ces données. L’article 62 exclut les missions relatives aux conflits sociaux. L’article 96 interdit l’usage d’éléments obtenus par une infraction ou de manière illicite.