Fraud Assessment : vos possibilités d’enquête en un coup d’œil

Les grandes, moyennes et même petites entreprises sont un jour ou l’autre confrontées à un soupçon de fraude, comme la fraude du personnel ou l’abus de confiance. Un Fraud Assessment établit quels faits se sont produits ou non au sein de l’entreprise, et quelles possibilités d’enquête existent. Nos spécialistes confrontent chaque méthode d’enquête au droit à la vie privée, qui s’applique aussi dans l’entreprise. Vous savez ainsi à l’avance si des images de caméra, les e-mails d’un employé ou le bureau d’un collègue sont accessibles. Un soupçon d’abus de biens sociaux entre aussi dans ce champ.

Sur cette base, nous vous conseillons sur les méthodes d’enquête que vous pouvez rendre légalement possibles au sein de votre entreprise, dans le cadre plus large de notre accompagnement des victimes de fraude. Ce conseil débouche le plus souvent sur une politique anti-fraude, un cadre interne qui fixe qui peut enquêter et à quelles conditions. Si cette évaluation confirme un soupçon concret, l’audit de fraude constitue l’étape suivante, du soupçon vers un rapport juridiquement étayé.

Une institution financière belge a ainsi fait réaliser un audit juridique de la manière dont elle traitait les dossiers de fraude interne et externe. Nous l’avons conseillée sur les adaptations nécessaires pour rester en ligne avec la législation et la jurisprudence actuelles. Un soupçon plus concret oriente en général plus vite vers une enquête de fraude.

Si vous enquêtez vous-même, votre service du personnel est soumis à des règles plus légères qu’un bureau externe. La loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée dispense votre service du personnel d’une carte d’identification. Cela vaut lorsque ce service mène des recherches sur incident à charge de vos propres travailleurs. Les autres règles de cette loi restent applicables, dont l’obligation d’informer le parquet. Faites-vous malgré tout appel à un bureau externe, vérifiez d’abord son autorisation: sans autorisation, la preuve est nulle. Notre accompagnement en enquête privée encadre ce choix et son suivi.

Voulez-vous étendre l’enquête à un contrôle systématique sur le lieu de travail, il vous faut d’abord un règlement. L’article 65 de la même loi n’autorise une recherche visant un travailleur que si un règlement décrit expressément l’autorisation et les modalités de cette recherche. La loi vous a laissé deux ans à compter de son entrée en vigueur, le 16 décembre 2024, pour vous mettre en règle. Sans ce règlement, la preuve que vous recueillez est également nulle.

Voulez-vous contrôler l’usage du courrier électronique ou d’internet, cela n’est permis que dans le cadre des quatre finalités de la convention collective de travail n° 81, comme la protection de vos informations commerciales confidentielles. Le rattachement des données à un travailleur nommément désigné n’est permis qu’après une phase d’information et un entretien, sauf pour l’une des trois premières finalités. Pour la vidéosurveillance qui vise le travail d’un travailleur, la convention collective de travail n° 68 n’autorise qu’un contrôle temporaire. Nous avons écrit sur les conditions d’une caméra contre le vol.

Fixez également, avant de commencer, le but de l’enquête et la durée de conservation des résultats. L’article 30 du RGPD vous impose un registre de vos activités de traitement. La dispense pour les entreprises de moins de 250 personnes tombe dès que le traitement n’est pas occasionnel. L’article 10 de la loi du 30 juillet 2018 vous permet de traiter des données relatives à des infractions pénales pour vos propres litiges, et vous impose une liste des personnes ayant accès au dossier. Les autres publics de notre cabinet sont décrits sur Pour qui.

Oui, votre service du personnel peut mener des recherches sur incident à charge de vos propres travailleurs, sans autorisation et sans carte d’identification. L’article 43 de la loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée prévoit expressément cette exception. Les autres règles de cette loi restent applicables, dont l’obligation d’informer le parquet dès que les faits sont manifestes. La loi ne trace pas de limite entre un service du personnel et un département d’enquête interne structurellement organisé. Faites donc apprécier cette limite avant de commencer l’enquête.

Cela n’est permis que dans le cadre des quatre finalités de la convention collective de travail n° 81, et en deux temps. La collecte des données reste d’abord globale. S’agit-il de l’une des trois premières finalités, vous pouvez rattacher les données à un travailleur immédiatement. S’agit-il du respect de vos propres règles informatiques, une phase d’information précède alors l’entretien avec le travailleur. L’Autorité de protection des données n’admet pas son consentement comme base légale, en raison du lien de subordination.

Parfois oui, car le juge pénal belge peut admettre une preuve obtenue irrégulièrement dans trois cas. L’article 32 du titre préliminaire du Code de procédure pénale l’exclut uniquement en cas de formalité prescrite à peine de nullité, d’atteinte à la fiabilité de la preuve, ou de violation du droit à un procès équitable. Une recherche menée sans l’autorisation requise ou sans le règlement de l’article 65 relève de la première exception. Un Fraud Assessment évalue ce risque au préalable.

Pour la vidéosurveillance qui vise le travail d’un travailleur, la convention collective de travail n° 68 n’autorise qu’un contrôle temporaire. Vous savez ainsi à l’avance si des images de caméra, les e-mails d’un employé ou le bureau d’un collègue sont accessibles. Fixez également, avant de commencer, le but de l’enquête et la durée de conservation des résultats.