Politique anti-fraude et intégrité
Vous voulez un code de conduite clair pour vos collaborateurs, avec des règles de transparence et de sanction, avant qu’un soupçon de fraude ne se présente. Nous rédigeons cette politique anti-fraude et d’intégrité pour vous, adaptée à votre culture d’entreprise et à la législation applicable.
Que doit contenir ce document ?
L’élaboration d’une politique anti-fraude et d’intégrité consiste à formuler un ensemble clair de règles par lequel une entreprise tente de prévenir, détecter et corriger la fraude et d’autres comportements non éthiques. La politique comprend généralement un code de conduite pour les employés et les autres parties prenantes, avec des règles de transparence, de signalement d’un soupçon de fraude et de sanctions en cas de manquement.
Si la politique doit aussi permettre à l’employeur de consulter le courrier électronique d’un travailleur en cas de soupçon, elle doit décrire cette finalité au préalable, de manière claire et explicite, dans le cadre de l’une des quatre finalités de la CCT n° 81. L’employeur informe alors le conseil d’entreprise ou, à défaut, la délégation syndicale, et informe individuellement les travailleurs concernés.
Pour les trois premières finalités de la CCT n° 81, l’employeur peut individualiser immédiatement un auteur. Pour le contrôle du respect de ses propres règles informatiques, une phase d’information doit d’abord avoir lieu, suivie seulement ensuite d’un entretien avec le travailleur concerné.
Si la politique doit permettre une enquête sur un travailleur propre, le code de conduite seul ne suffit pas : depuis le 16 décembre 2024, la loi sur la recherche privée exige un règlement distinct qui fixe expressément et de manière transparente l’autorisation et les modalités d’une telle enquête, sous peine de nullité de la preuve.
Si la politique doit permettre de faire appel à un bureau d’enquête externe, celui-ci doit disposer de l’agrément requis, et les deux parties signent au préalable un document de mission d’enquête décrivant précisément la mission et ses finalités légitimes.
Comment rédigeons-nous ce document pour vous ?
Notre équipe possède une vaste expérience dans le développement de politiques efficaces spécifiquement adaptées aux besoins de votre organisation. Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour élaborer une politique qui correspond à votre culture d’entreprise et qui respecte la législation applicable. Une politique n’est pas un document figé : nous la révisons avec vous lorsque la législation évolue ou lorsque votre entreprise change d’activité, de taille ou de structure, afin que les règles établies aujourd’hui restent valables demain.
Un document efficace vous aide à gérer les risques, à éviter les atteintes à la réputation et à maintenir ou améliorer la confiance de vos parties prenantes. Si vous souhaitez en outre connaître les limites légales d’une enquête interne concrète, vous les trouverez sur notre page consacrée au cadre légal de l’enquête interne.
Si un canal de signalement interne répond mieux à vos besoins qu’une politique écrite seule, nous vous orientons vers notre implémentation d’un dispositif d’alerte interne.
Les dirigeants trouvent sur la page dirigeants et entreprises les huit autres missions que nous menons pour eux, dont notre audit anti-fraude et notre audit de responsabilité pénale.
Questions fréquentes
Que contient généralement ce document ?
Ce document contient généralement un code de conduite pour les employés et les autres parties prenantes, avec des règles de transparence, de signalement d’un soupçon de fraude et de sanctions en cas de manquement. Il formule ainsi un ensemble clair de règles par lequel l’entreprise tente de prévenir, détecter et corriger la fraude et d’autres comportements non éthiques.
Ce document suffit-il pour contrôler le courrier électronique des travailleurs ?
Pas sans plus. La politique doit décrire au préalable la finalité de ce contrôle, de manière claire et explicite, dans le cadre de l’une des quatre finalités de la CCT n° 81. L’employeur informe en outre le conseil d’entreprise ou, à défaut, la délégation syndicale, et informe individuellement les travailleurs concernés avant d’instaurer le contrôle.
Faut-il un règlement distinct, en plus du document, pour enquêter ?
Oui, depuis le 16 décembre 2024, la loi sur la recherche privée exige un règlement distinct qui fixe expressément et de manière transparente l’autorisation et les modalités d’une enquête sur un travailleur propre. Sans ce règlement, la preuve issue d’une telle enquête est nulle, même si le document lui-même est en ordre.
Pouvons-nous faire appel à un bureau d’enquête externe pour une enquête interne ?
Oui, si ce bureau dispose de l’agrément requis et si la politique le permet. Les deux parties signent au préalable un document de mission d’enquête décrivant précisément la mission et ses finalités légitimes.