Dispositif d’alerte interne : implémentation et gestion

La loi du 28 novembre 2022 oblige toute entité juridique du secteur privé comptant au moins cinquante travailleurs à mettre en place des canaux et des procédures de signalement interne, établis après concertation avec les partenaires sociaux. Pour une entité soumise aux dispositions anti-blanchiment ou aux règles sur les services, produits et marchés financiers, aucun seuil ne s’applique.

Le canal permet le signalement écrit et oral, et sur demande du lanceur d’alerte, une rencontre physique dans un délai raisonnable. Votre entreprise accuse réception dans les sept jours et donne un retour d’information dans les trois mois au plus ensuite. Elle désigne un gestionnaire des signalements indépendant et tient un registre de chaque signalement reçu, pendant toute la durée de la relation de travail du lanceur d’alerte.

Si votre entreprise compte moins de 250 travailleurs, le canal ne doit pas nécessairement accepter les signalements anonymes, et vous pouvez partager les moyens de réception et d’examen des signalements avec une autre entité du groupe. Nous intégrons ce choix dans la conception de votre dispositif.

À côté du canal interne, il existe un canal de signalement externe auprès des Médiateurs fédéraux, qui agissent comme coordinateur fédéral pour les signalements externes dans le secteur privé. Un lanceur d’alerte peut signaler directement en externe, sans devoir d’abord utiliser le canal interne. Un dispositif qui inspire confiance retient plutôt le signalement au sein de l’entreprise, où le problème peut être résolu plus vite et plus discrètement qu’auprès d’une instance externe.

Un dispositif qui fonctionne bien fait plus que respecter la loi. Il aide à détecter tôt les irrégularités au sens large, des atteintes à l’intégrité à la fraude interne à l’entreprise, et protège ainsi la réputation de votre organisation.

En collaboration avec un partenaire externe, nous proposons une solution abordable et simple qui vous aide non seulement à respecter les obligations légales, mais qui aide aussi concrètement à détecter tôt les irrégularités et, si nécessaire, à les examiner et à y remédier. Le canal peut être géré par un tiers, mais votre entreprise reste responsable du traitement des données à caractère personnel ; nous en tenons compte lorsque nous mettons en place le canal pour vous ou en reprenons la gestion.

Pour vous décharger, nous recevons et gérons si vous le souhaitez les signalements entrants nous-mêmes, de manière confidentielle et dans le respect des délais légaux, et les faisons examiner plus en détail si nécessaire via notre accompagnement en enquête privée.

Outre l’implémentation technique et juridique, nous assurons la communication auprès de vos collaborateurs, afin qu’ils connaissent le canal, comprennent son fonctionnement et aient confiance dans la confidentialité d’un signalement. Un dispositif que personne ne connaît ou en qui personne n’a confiance ne protège en pratique personne, aussi correct soit-il sur le plan juridique.

Nous travaillons en étroite collaboration avec vous pour que vos collaborateurs se sentent en sécurité pour signaler un soupçon. Si vous disposez déjà d’un canal et souhaitez seulement le faire vérifier, notre audit du dispositif d’alerte interne est le service adapté, pas cette implémentation.

Les dirigeants trouvent sur la page dirigeants et entreprises les huit autres missions que nous menons pour eux, dont notre audit anti-fraude et l’élaboration d’une politique de fraude et d’intégrité.

À partir de cinquante travailleurs, un nombre moyen fixé chaque année au 1er janvier sur les quatre trimestres de l’année civile précédente. Pour une entité soumise aux dispositions anti-blanchiment ou aux règles sur les services, produits et marchés financiers, aucun seuil ne s’applique : elle doit toujours disposer d’un canal.

L’entreprise accuse réception d’un signalement dans les sept jours, et donne un retour d’information dans les trois mois au plus après cet accusé. Sans accusé de réception, ce délai de trois mois court à partir de l’expiration du délai de sept jours. Elle tient en outre un registre de chaque signalement reçu.

Oui, nous recevons et gérons les signalements de manière confidentielle pour le compte de votre entreprise si vous le souhaitez, et les faisons examiner plus en détail si nécessaire. Le traitement reste ainsi indépendant de la hiérarchie interne, ce qui abaisse le seuil pour un lanceur d’alerte et renforce la confidentialité légale de son identité.

Pas si votre entreprise compte moins de 250 travailleurs. Le canal ne doit pas nécessairement accepter les signalements anonymes, et vous pouvez partager les moyens de réception et d’examen des signalements avec une autre entité du groupe. Nous intégrons ce choix dans la conception de votre dispositif.