Implementatie klokkenluidersregeling voor uw onderneming

De wet van 28 november 2022 verplicht elke juridische entiteit in de private sector met minstens vijftig werknemers tot kanalen en procedures voor interne melding, opgezet na overleg met de sociale partners. Voor een onderworpen entiteit onder de antiwitwasbepalingen of onder de regels over financiële diensten, producten en markten geldt geen drempel.

Het kanaal biedt zowel schriftelijke als mondelinge melding aan, en op verzoek van de melder een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn. Uw onderneming bevestigt de ontvangst binnen zeven dagen en geeft feedback binnen ten hoogste drie maanden nadien. Zij wijst een onafhankelijke meldingsbeheerder aan en houdt een register bij van elke ontvangen melding, voor de volledige duur van de arbeidsrelatie van de melder.

Telt uw onderneming minder dan 250 werknemers, dan moet het kanaal geen anonieme meldingen aanvaarden, en mag u de middelen voor de ontvangst en het onderzoek van meldingen delen met een andere entiteit van de groep. Wij nemen die keuze mee in het ontwerp van uw regeling.

Naast het interne kanaal blijft het externe meldingskanaal bij de federale Ombudsmannen bestaan, die optreden als federale coördinator voor externe meldingen in de private sector. Een melder mag onmiddellijk extern melden zonder eerst het interne kanaal te gebruiken. Een regeling die vertrouwen wekt, houdt een melding liever binnen de onderneming, waar het probleem sneller en discreter kan worden opgelost dan bij een externe instantie.

Een goed werkende regeling doet meer dan de wet naleven. Zij helpt onregelmatigheden in de brede zin vroegtijdig op te sporen, van integriteitsinbreuken tot interne bedrijfsfraude, en beschermt zo de reputatie van uw organisatie.

Samen met een externe partner bieden wij een betaalbare en eenvoudige oplossing aan die u niet alleen helpt aan de wettelijke verplichtingen te voldoen, maar die ook daadwerkelijk helpt om onregelmatigheden vroegtijdig te detecteren en, waar nodig, te onderzoeken en aan te pakken. Het kanaal mag door een derde partij worden beheerd, maar uw onderneming blijft verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens; wij houden daarmee rekening wanneer wij het kanaal voor u opzetten of het beheer ervan overnemen.

Om u te ontlasten, ontvangen en beheren wij desgewenst ook de binnenkomende meldingen zelf, vertrouwelijk en met inachtneming van de wettelijke termijnen, en laten wij ze verder onderzoeken waar dat nodig is via onze begeleiding bij privaat onderzoek.

Naast de technische en juridische implementatie zorgen wij voor de communicatie naar uw medewerkers, zodat zij het kanaal kennen, begrijpen hoe het werkt en erop vertrouwen dat een melding vertrouwelijk blijft. Een regeling die niemand kent of vertrouwt, beschermt in de praktijk niemand, hoe correct zij juridisch ook is opgezet.

Wij werken nauw met u samen zodat uw medewerkers zich veilig voelen om een vermoeden te melden. Heeft u al een meldkanaal en wil u enkel laten nagaan of het voldoet, dan is onze klokkenluidersaudit de juiste dienst, niet deze implementatie.

Bedrijfsleiders vinden op de pagina bedrijfsleiders en ondernemingen de overige acht opdrachten die wij voor hen uitvoeren, waaronder onze anti-fraud audit en het opstellen van een fraud en integrity policy.

Vanaf vijftig werknemers, een gemiddelde dat jaarlijks op 1 januari wordt vastgesteld over de vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar. Voor een onderworpen entiteit onder de antiwitwasbepalingen of onder de regels over financiële diensten, producten en markten geldt geen drempel: die moet altijd een meldkanaal hebben.

De onderneming bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven dagen, en geeft feedback binnen ten hoogste drie maanden na die bevestiging. Zonder ontvangstbevestiging loopt die termijn van drie maanden vanaf het verstrijken van de zevendagentermijn. Zij houdt daarnaast een register bij van elke ontvangen melding.

Ja, wij ontvangen en beheren de meldingen desgewenst vertrouwelijk namens uw onderneming, en laten ze verder onderzoeken waar nodig. Zo blijft de behandeling onafhankelijk van de interne hiërarchie, wat de drempel voor een melder verlaagt en de wettelijke geheimhouding van zijn identiteit versterkt.

Niet als uw onderneming minder dan 250 werknemers telt. Dan moet het kanaal geen anonieme meldingen aanvaarden, en mag u de middelen voor de ontvangst en het onderzoek van meldingen delen met een andere entiteit van de groep. Wij nemen die keuze mee in het ontwerp van uw regeling.