Fraud en integrity policy opstellen voor uw onderneming

Het opstellen van een fraud en integrity policy is het formuleren van een duidelijke set van regels en richtlijnen waarmee een onderneming fraude en ander onethisch gedrag probeert te voorkomen, op te sporen en te corrigeren. Het beleid omvat doorgaans een gedragscode voor werknemers en andere betrokkenen, met regels voor transparantie, voor de rapportage van een vermoeden van fraude en voor de sancties bij overtreding. Een goede policy spreekt de taal van uw eigen organisatie, niet die van een modelcontract.

Wil de policy ook toelaten dat de werkgever het e-mailverkeer van een werknemer nakijkt bij een vermoeden, dan moet zij dat doeleinde vooraf duidelijk en expliciet omschrijven, binnen een van de vier doeleinden van cao nr. 81. De werkgever informeert dan de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, de vakbondsafvaardiging, en licht de betrokken werknemers individueel in.

Voor de eerste drie doeleinden van cao nr. 81 mag de werkgever een overtreder meteen individualiseren. Voor de controle op de naleving van de eigen ICT-regels moet eerst een voorlichtingsfase volgen, en pas daarna een gesprek met de betrokken werknemer.

Wil de policy een onderzoek naar een eigen werknemer toelaten, dan volstaat de gedragscode alleen niet: de wet op de private opsporing eist sinds 16 december 2024 een apart reglement dat de toelating en de nadere regels van zulk onderzoek uitdrukkelijk en transparant vastlegt, op straffe van nietigheid van het bewijs.

Wil de policy toelaten dat een extern onderzoeksbureau wordt ingeschakeld, dan moet dat bureau over de vereiste vergunning beschikken, en ondertekenen beide partijen vooraf een onderzoeksopdrachtdocument met de nauwkeurige omschrijving van de opdracht en van de gerechtvaardigde doeleinden.

Ons team heeft ruime ervaring in het ontwikkelen van effectieve beleidsmaatregelen die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van uw organisatie. Wij werken nauw met u samen om een beleid op te stellen dat past bij uw bedrijfscultuur en dat voldoet aan de toepasselijke wet- en regelgeving. Een policy is geen eenmalig document: wij herzien ze samen met u wanneer de wetgeving wijzigt of uw onderneming van activiteit, omvang of structuur verandert, zodat de regels die u vandaag opstelt morgen nog gelden.

Een effectieve policy helpt u risico’s te beheersen, reputatieschade te voorkomen en het vertrouwen van uw stakeholders te behouden of te verbeteren. Wenst u daarnaast de wettelijke grenzen van een concreet intern fraudeonderzoek te kennen, dan vindt u die terug op onze pagina over de fraude policy.

Past een intern meldkanaal beter bij uw noden dan een geschreven beleid alleen, dan verwijzen wij u door naar onze implementatie van een klokkenluidersregeling.

Bedrijfsleiders vinden op de pagina bedrijfsleiders en ondernemingen de overige acht opdrachten die wij voor hen uitvoeren, waaronder onze anti-fraud audit en onze audit strafrechtelijke verantwoordelijkheid.

Deze policy bevat doorgaans een gedragscode voor werknemers en andere betrokkenen, met regels voor transparantie, voor de rapportage van een vermoeden van fraude en voor de sancties bij overtreding. Het beleid formuleert zo een duidelijke set van regels waarmee de onderneming fraude en ander onethisch gedrag probeert te voorkomen, op te sporen en te corrigeren.

Niet zonder meer. De policy moet het doeleinde van die controle vooraf duidelijk en expliciet omschrijven, binnen een van de vier doeleinden van cao nr. 81. De werkgever informeert bovendien de ondernemingsraad of, bij ontstentenis, de vakbondsafvaardiging, en licht de betrokken werknemers individueel in voor hij de controle invoert.

Ja, sinds 16 december 2024 eist de wet op de private opsporing een apart reglement dat de toelating en de nadere regels van een onderzoek naar een eigen werknemer uitdrukkelijk en transparant vastlegt. Zonder dat reglement is het bewijs uit zo’n onderzoek nietig, ook als de policy zelf in orde is.

Ja, als dat bureau over de vereiste vergunning beschikt en de policy dat toelaat. Beide partijen ondertekenen vooraf een onderzoeksopdrachtdocument met de nauwkeurige omschrijving van de opdracht en van de gerechtvaardigde doeleinden.