L’entreprise qui fait enquêter sur l’un de ses travailleurs devra, à partir du 16 décembre 2026, disposer d’un règlement qui autorise et encadre l’enquête. À défaut, le mandataire ne peut pas accepter la mission. Le délai transitoire de deux ans expire à cette date.
Qu’est-ce qui change le 16 décembre 2026 ?
La Loi du 18 mai 2024 réglementant la recherche privée (MB 6 décembre 2024) a remplacé la loi du 19 juillet 1991 organisant la profession de détective privé. Elle est entrée en vigueur le 16 décembre 2024, le dixième jour après sa publication.
L’article 65 prévoit que, lorsque l’intéressé est un employé du mandant, le mandataire peut uniquement accepter une mission de recherche privée si l’autorisation de réaliser la recherche privée ainsi que les modalités d’enquêtes privées sont prévues de manière explicite et transparente dans un règlement. L’article 180 a laissé au mandant un délai de deux ans pour se conformer. Ce délai expire le 16 décembre 2026.
Quelles enquêtes sont visées ?
L’article 3 pose quatre conditions cumulatives. L’activité est exercée par une personne physique, sur mission d’un mandant, consiste à collecter des renseignements sur des personnes ou sur les circonstances précises de faits commis par elles, et vise à fournir ces renseignements au mandant afin de préserver ses intérêts dans un conflit effectif ou potentiel.
Une enquête interne pour fraude vis-à-vis d’un membre du personnel répond à cette définition. Peu importe que vous fassiez appel à un bureau externe ou que vous meniez l’enquête en interne: celui qui enquête de manière structurelle pour des besoins propres constitue un service interne au sens de l’article 2, 17°, et doit disposer d’une autorisation (article 7). Les enquêtes que des sociétés d’un même groupe réalisent l’une pour l’autre ne sont pas des services fournis à des tiers, mais des activités organisées pour des besoins propres. L’article 4 exclut du champ d’application, notamment, les activités professionnelles de l’avocat, du réviseur d’entreprises et de l’auditeur légal.
Que doit contenir le règlement ?
L’article 65 exige deux éléments: l’autorisation de réaliser la recherche privée et les modalités selon lesquelles les enquêtes privées se déroulent. Les deux doivent être prévus de manière explicite et transparente. La loi n’impose aucune forme. Selon l’exposé des motifs du projet de loi réglementant la recherche privée, les travailleurs doivent savoir au préalable que des enquêtes peuvent être menées sur le lieu de travail, ce qui peut être prévu par exemple dans une convention collective, dans le règlement de travail ou dans une décision du conseil d’entreprise.
Une clause d’une phrase ne suffit pas. L’article 66, 9° impose de mentionner, dans le document de mission d’enquête et pour chaque enquête sur un employé, les dispositions qui découlent du règlement. Ce qui manque au règlement apparaît donc dès le début de chaque mission.
Comment l’introduire à temps ?
Si vous optez pour le règlement de travail, la procédure ordinaire de la Loi du 8 avril 1965 instituant les règlements de travail s’applique. S’il existe un conseil d’entreprise, c’est lui qui apporte la modification, après affichage du projet et une réunion tenue au plus tôt quinze et au plus tard trente jours plus tard (article 11). À défaut de conseil d’entreprise, l’employeur affiche le projet et tient pendant quinze jours un registre d’observations à la disposition des travailleurs, registre qui est ensuite transmis au fonctionnaire compétent (article 12). En cas d’observations, une tentative de conciliation de trente jours suit, et en cas de désaccord persistant, la commission paritaire tranche. L’article 14 ne prévoit aucune dispense.
Comptez donc en mois, pas en semaines. Commencer en novembre sera juste.
Que se passe-t-il sans règlement ?
Le mandataire ne peut pas accepter la mission. Celui qui reçoit à ce moment un signalement ou est confronté à un incident ne peut pas faire exécuter l’enquête. Le législateur a voulu éviter cette situation et a inscrit pour cette raison le délai de deux ans. Par ailleurs, une amende administrative de 100 à 25.000 euros peut être infligée en cas d’infraction à la loi, selon les fourchettes du tableau annexé à celle-ci (article 151, § 1er).
Que faire maintenant ?
- Vérifiez qui enquête pour vous: un bureau externe, un service interne, ou les deux.
- Choisissez l’instrument: règlement de travail, convention collective ou décision du conseil d’entreprise.
- Rédigez les modalités et alignez-les sur votre politique anti-fraude et sur votre dispositif d’alerte interne.
- Lancez la procédure de manière que le règlement soit en vigueur le 16 décembre 2026.
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