Op 15 december 2022 werd de wet betreffende de bescherming van melders van inbreuken op het Unie- of nationale recht vastgesteld binnen een juridische entiteit in de private sector, oftewel de “klokkenluidersregeling” gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad. Deze wet betreft de implementatie van de Europese klokkenluidersrichtlijn in het Belgisch recht, een jaar na de door de Europese Unie beoogde deadline. De Belgische wetgeving zal inwerking treden op 15 februari 2023.
Het in voege treden van de klokkenluidersregeling zal een impact hebben op veel Belgische ondernemingen, nu zij verplicht worden om te voldoen aan een aantal eisen inzake de bescherming van klokkenluiders. De regelgeving beoogt daarnaast een verduidelijking van het wetgevend kader met de insteek om mensen (sneller) te doen spreken over bepaalde problemen binnen de onderneming. Het doel? Onder meer fiscale/sociale fraude en belastingontwijking bestrijden alsook het bevorderen van de bescherming van milieu, bescherming van de consument, volksgezondheid etc.
Hieronder vindt u een kort overzicht van de nieuwe regelgeving.
Toepassingsgebied
Wie is klokkenluider?
De klokkenluider wordt omschreven als een in de private sector werkzame melder die informatie over inbreuken heeft verkregen in een werk-gerelateerde context. Denk bijvoorbeeld aan werknemers, bestuurders, aandeelhouders, (onder)aannemers maar ook zelfstandigen, leveranciers en stagiairs vallen onder de regelgeving.
Deze personen genieten van bescherming indien zij te goeder trouw zijn, hetgeen wil zeggen dat er een gegronde reden moet zijn om aan te nemen dat de informatie juist was en binnen het toepassingsgebied van de wet viel, alsook dat zij effectief de informatie intern of extern gemeld hebben, dan wel openbaar gemaakt hebben.
Verplichtingen voor ondernemingen
Wat moet u nu doen als onderneming?
Ondernemingen worden verplicht tot het opzetten van kanalen en procedures voor interne en externe meldingen en opvolging. Hierbij dient in ieder geval een geheimhoudingsplicht nageleefd te worden; de identiteit van de melder mag enkel bekendgemaakt worden na diens vrije en uitdrukkelijke toestemming.
Deze kanalen dienen in elk geval gebruiksvriendelijk, flexibel en gemakkelijk in gebruik te zijn. Het beheer kan zowel mondeling als schriftelijk zijn. Alsook dient er een onpartijdige meldingsbeheerder aangewezen te worden (bv. de Chief Compliance Officer, jurist of bestuurder). Een redelijke termijn voor feedback op de melding moet in acht genomen te worden.
De klokkenluidersregeling geeft zelf niet aan op welke wijze de regels geïmplementeerd dienen worden, waardoor relatief veel flexibiliteit wordt gegeven aan de onderneming om te voldoen aan de wettelijke vereisten. In ieder geval is er wel noodzaak aan transparantie, integriteit en dient de implementatie in lijn te zijn met de maatschappelijke verantwoordelijkheid van de onderneming.
Wat betreft de externe rapportering, zal een onafhankelijke en onpartijdige “Klokkenluidersautoriteit” worden geïnstalleerd met bevoegdheid om meldingen te ontvangen, feedback te geven en de meldingen verder op te volgen.
De klokkenluider heeft steeds de keuze om een interne of externe melding te doen. Evenwel dient voorkeur te worden gegeven aan de interne meldingen en dient dit eveneens aangespoord te worden door de werkgever. Voor ondernemingen met meer dan 250 werknemer, dient verplicht een mogelijkheid te worden ingevoerd om anonieme meldingen te doen. Tot slot kan een klokkenluider ook openbaar maken, bv. via de media, indien er gegronde redenen zijn om te geloven dat er een directe en reële dreiging is voor het algemeen belang of in het geval er risico op represailles of vernietiging van bewijsmateriaal bestaat.
Bescherming van klokkenluiders
De klokkenluidersregeling voorziet in een verbod op represailles t.a.v. de klokkenluider. De regeling biedt een specifieke bescherming voor de melder, dit niet enkel voor werknemers maar tevens voor personen in een andere hoedanigheid. Zo is er het verbod op onder meer: ontslag, degradatie of weigering van promotie, schorsing, negatieve prestatiebeoordeling, dwang, pesterijen, discriminatie,… Deze bescherming geldt uiteraard slechts van zodra de klokkenluider onder het toepassingsgebied van de wet valt.
Sancties
Wat als de klokkenluider alsnog slachtoffer wordt van represailles? Werknemers zullen in dat geval recht hebben op een schadevergoeding tussen de 18 en 26 weken loon (of 6 maanden indien zij werkzaam zijn in de financiële sector). Andere melders zullen recht hebben op de door hun werkelijk geleden schade. Het is in dat geval aan de werkgever om te bewijzen dat de benadeling niet gerelateerd is aan de melding en dit ongeacht hoeveel tijd er verstreken is tussen de melding en de benadeling.
Indien ondernemingen zich daarnaast niet conformeren aan de wet, riskeren zij administratieve geldboetes en zelfs strafrechtelijke sancties (een geldboete van 6 maanden – 3 jaar en/of een gevangenisstraf van 600-6.000 EUR).
Ook klokkenluiders te kwader trouw riskeren strafrechtelijke sancties.
Wat staat de Belgische ondernemingen nu te wachten?
Uw onderneming zal uiterlijk 15 februari 2023 dienen te voldoen aan de vereisten van de nieuwe regelgeving.
Hoe doet u dat? Everest helpt!
Samen met een externe partner biedt Everest fraud u een betaalbare én eenvoudige no nonsense oplossing aan die – anders dan andere producten op de markt – u niet alleen helpt om aan de wettelijke verplichtingen te conformeren, maar tevens daadwerkelijk helpt om onregelmatigheden in de brede zin van het woord (gaande van integriteitsinbreuken tot interne bedrijfsfraude) vroegtijdige te detecteren en wanneer dat nodig is te onderzoeken en aan te pakken. In samenwerking met onze externe partner implementeren wij onze tool zowel technisch als juridisch binnen de context van uw onderneming.
Wenst u meer informatie of een afspraak? Contacteer ons vrijblijvend via ons contactformulier of info@everest-fraud.be