Klokkenluidersaudit: uw interne meldkanaal doorgelicht

De wet van 28 november 2022 verplicht elke juridische entiteit in de private sector met minstens vijftig werknemers tot een intern meldkanaal, opgezet na overleg met de sociale partners. Voor wie onder de antiwitwasbepalingen of onder de regels over financiële diensten, producten en markten valt, geldt geen drempel: ook een kantoor met tien mensen moet dan een kanaal hebben.

Het kanaal moet zowel schriftelijke als mondelinge meldingen toelaten, en op verzoek van de melder een fysieke ontmoeting binnen een redelijke termijn. Uw onderneming bevestigt de ontvangst van een melding binnen zeven dagen, en geeft feedback binnen ten hoogste drie maanden na die bevestiging, of na het verstrijken van de zevendagentermijn als geen bevestiging is verstuurd. Zij wijst daarnaast een onafhankelijke meldingsbeheerder aan die geen belangenconflict heeft.

Wie een melder na een melding ontslaat, degradeert of anders benadeelt, riskeert een omkering van de bewijslast: de wet vermoedt dat de benadeling een represaille is, en de werkgever moet dan aantonen dat de maatregel naar behoren gerechtvaardigd is. De schadevergoeding loopt tussen 18 en 26 weken loon, en een inbreuk op het meldkanaal zelf wordt bestraft met een sanctie van niveau 4.

Telt uw onderneming minder dan 250 werknemers, dan moet uw kanaal geen anonieme meldingen aanvaarden, en mag u de middelen voor de ontvangst en het onderzoek van meldingen delen met een andere entiteit van de groep. Onze audit gaat na of uw onderneming van die versoepeling gebruikmaakt, en of zij dat op een juridisch verdedigbare manier doet.

Naast het interne kanaal blijft het externe meldingskanaal bij de federale Ombudsmannen bestaan, die optreden als federale coördinator voor externe meldingen in de private sector. Een melder mag onmiddellijk extern melden zonder eerst het interne kanaal te gebruiken. Een regeling die vertrouwen wekt, houdt een melding liever binnen de onderneming, waar het probleem sneller en discreter kan worden opgelost dan bij een externe instantie.

Wij lichten uw bestaande meldkanaal en de juridische inbedding ervan door, net zoals bij onze anti-fraud audit van de bredere interne controle, en gaan na of de klokkenluidersregeling ook toepasbaar is op andere vormen van onregelmatigheid, zoals interne fraude. Onze bevindingen krijgt u aangeleverd als een advies met de nodige aanbevelingen waar nodig.

Ontbreekt bij u een sluitend register van alle ontvangen meldingen, dan nemen wij dat mee in onze aanbevelingen: de wet verplicht dat register voor de volledige duur van de arbeidsrelatie van de melder. Deze audit onderzoekt uw bestaand kanaal; wenst u een kanaal vanaf nul laten opzetten, dan is niet deze audit maar onze implementatie van de klokkenluidersregeling de geschikte dienst.

Wie het meldkanaal wil aanvullen met een breder fraudebeleid, vindt dat terug bij het opstellen van een fraud en integrity policy, met een gedragscode voor werknemers en regels voor sancties bij overtreding.

Bedrijfsleiders vinden op de pagina bedrijfsleiders en ondernemingen de overige acht opdrachten die wij voor hen uitvoeren, waaronder de audit strafrechtelijke verantwoordelijkheid.

Vanaf vijftig werknemers, een gemiddelde dat jaarlijks op 1 januari wordt vastgesteld over de vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar. Die vrijstelling geldt niet voor entiteiten die onder de antiwitwasbepalingen of onder de regels over financiële diensten, producten en markten vallen: zij hebben altijd een meldkanaal nodig, ongeacht hun personeelsbestand.

Binnen ten hoogste drie maanden na de ontvangstbevestiging, of drie maanden na het verstrijken van de termijn van zeven dagen als geen bevestiging werd verstuurd. De onderneming bevestigt de ontvangst van elke melding dus eerst binnen zeven dagen, en levert daarna binnen de gestelde termijn informatie over de genomen of geplande maatregelen.

Ja, een klokkenluidersaudit onderzoekt niet alleen of het meldkanaal aan de wettelijke minimumvereisten voldoet, maar ook of het toepassingsgebied ruimer kan, bijvoorbeeld naar interne fraude of andere onregelmatigheden. Wij leveren daarvoor een advies met concrete aanbevelingen, en begeleiden indien gewenst ook de uitbreiding van het kanaal.

Een omkering van de bewijslast: de wet vermoedt dat de benadeling een represaille is, en de werkgever moet dan aantonen dat de maatregel naar behoren gerechtvaardigd is. De schadevergoeding loopt tussen 18 en 26 weken loon, en een inbreuk op het meldkanaal zelf wordt bestraft met een sanctie van niveau 4.